août
22
2011

S’organiser pour réussir – méthode GTD

Votre avis compte pour moi :

A partir du moment où nous nous réveillons le matin jusqu’au moment où nous allons nous coucher, nous avons tous un nombre extrêmement important de choses à faire aussi bien dans notre vie privée que dans notre vie professionnelle.

Il nous faut poursuivre un rythme effréné pour parvenir à tout faire et cela nous conduit à penser que nous perdons le contrôle de notre vie. Nous rentrons chez nous, fatigués et stressés par les choses que nous n’avons pu faire ce jour là ainsi que par celles qu’il nous faudra encore accomplir le lendemain.

S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD), de David Allen présente la méthode qui vous permettra de reprendre le contrôle de votre vie et de vous sentir plus relaxé tout en accomplissant le flux de tâches quotidiennes qui vous est imparti.

Votre gain de temps : 4 heures 30 minutes !

Taille du livre : 287 pages

Durée de lecture du livre : 5 heures

Taille du résumé (au format PDF) :  9 pages environ

Durée de lecture du résumé : 30 minutes

Soit un gain de temps de 4 heures 30 minutes minimum grâce au résumé publié par Mes Finances.

S'organiser pour réussir - méthode GTD - David Allen

Note : j’expérimente ici une nouvelle forme de résumé, tirée des enseignements de L’art d’aller à l’essentiel, de Léo Babauta. J’ai sélectionné pour vous les idées principales tout en respectant la cohérence du livre et en les explicitant avec précision. L’objectif est double : réduire encore la taille des résumés et respecter la parité : 1 article, 1 résumé. N’hésitez pas à me donner votre avis dans les commentaires !

1. Comment libérer un esprit toujours plus sollicité

Les méthodes de David Allen reposent sur  le fait de recenser toutes les tâches que vous avez à  accomplir (maintenant, plus tard, un jour) de façon à ce qu’elles n’accaparent pas votre esprit et de prendre sans délai des décisions à propos de toute nouvelle tâche qui vous incombe.

Un constat inquiétant : les gens ont amélioré leur qualité de vie, mais n’ont jamais été aussi stressés au travail

Quelques explications :

  1. Les frontières de notre travail qui s’estompent. Un exemple : dans  nos organisations désormais décloisonnées, personne ne peut se permettre le luxe d’ignorer un seul des innombrables e-mails circulant de service en service,
  2. Nos fonctions changent : « qui, parmi nous, fait uniquement le travail pour lequel il a été engagé ? »
  3. Les modèles traditionnels sont inopérants : presque tous les projets peuvent être exécutés avec plus d’efficacité. Nous disposons pour cela d’une quantité infinie d’information,
  4. La priorité accordée aux valeurs ne simplifie pas votre vie. Elle lui donne sens et direction… Et la rend beaucoup plus compliquée.

L’image de l’esprit comme l’eau

Imaginez que vous lanciez un caillou dans un étang. Comment l’eau réagit-elle ? De manière parfaitement proportionnée à la force et à la masse du caillou. Ensuite, elle revient au calme. Elle réagit ni plus ni moins qu’il ne le faut.

« Le calme de l’esprit et la souplesse sont devenus des atouts essentiels. »

Le principe : gérer efficacement ses engagements internes

Toute question étrangère à la situation que vous vivez à un moment précis de votre vie est « une question non résolue » qui accapare votre attention.

La majeure partie du stress que vivent les gens provient d’une mauvaise gestion des engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent.

Par « engagements », David Allen entend toutes les obligations liées aux questions ouvertes ou non résolues de votre vie, et plus précisément, celles qui vous taquinent l’esprit. Exemple : répondre absolument à vos mails dès que vous les recevez.

Quelques règles de base pour gérer ses engagements :

  1. Pour avoir l’esprit libre, il faut stocker ses engagements dans un système externe,
  2. Il faut clarifier ses engagements et décider ou non de s’y tenir,
  3. Consigner et organiser « les rappels » des actions à exécuter dans un système à revoir régulièrement,
  4. Prendre deux minutes de réflexion pour visualiser le résultat in fine et noter la première action à réaliser.
  5. De même, nous devons transformer nos affaires en suspens en actions concrètes à accomplir.

Le véritable problème n’est pas le manque de temps, c’est le manque de clarté et de définition du projet et des premières actions nécessaires à son avancement

L’approche ascendante reste la plus pertinente : c’est en libérant son esprit des petites tâches quotidiennes que l’on parviendra plus facilement à le hisser vers les sommets.

David Allen introduit ici 2 notions fondamentales que nous allons développer par la suite : la gestion horizontale et la gestion verticale des actions :

  1. La gestion horizontale assure la cohérence de l’ensemble des activités auxquelles vous prenez part.
  2. La gestion verticale s’applique aux activités liées à une seule question ou un seul projet.

2. Comment reprendre le contrôle de sa vie : 5 étapes pour maîtriser le flux de travail

Ces étapes constituent la gestion horizontale de notre vie : elles intègrent tout ce qui capte notre attention à tout moment.

Il est essentiel de comprendre la dynamique de chaque étape et de se doter d’outils et de techniques efficaces pour en tirer un rendement maximal. Il est par exemple indispensable de séparer ces 5 étapes durant une journée de travail.

Etape 1 : la collecte

-> Recensez la totalité des tâches à accomplir,

-> Munissez-vous des outils de collecte suivants :

  1. Corbeille à courrier (documents papiers reçus ou à envoyer),
  2. Supports papier (idées qui viennent subitement à l’esprit etc.),
  3. Supports électroniques (blocs notes, RTM etc.),
  4. Supports vocaux (pour inventaire provisoire de tâches à revoir, dictaphone etc.),
  5. Courrier électronique (archives, dossiers, etc.),
  6. Appareils de haute technologie (capter et consigner ses idées, dicter directives ordinateur)

-> Les conditions d’une collecte réussie :

  1. Videz votre esprit (les affaires en suspens doivent être intégrées au système de collecte),
  2. Réduisez le nombre de vos boîtes de collecte,
  3. Videz vos boîtes régulièrement (après décision de traitement, l’élément doit disparaître de la boite d’entrée).

Flux+de+travail+-+traitement+-+méthode+GTD

Etape 2 : le traitement

-> De quoi s’agit-il ?
-> Une action est-elle nécessaire ?

- Non : jeter, incuber, ou conserver dans un dossier de référence

- Oui :

  1. quel projet/résultat me suis-je engagé à produire ?
  2. quelle est la première action à exécuter ? (et organiser le rappel automatique)
  3. exécuter (si prend moins de deux minutes), reporter (inclure dans une liste de une ou plusieurs actions), ou déléguer.

Etape 3 : l’organisation

Les projets

Un projet consiste en tout travail fractionné en étapes pour produire un résultat voulu. Par exemple : investir en bourse : acheter un magasine traitant de l’actualité boursière, ouvrir un compte titre, faire le virement nécessaire à l’alimentation du compte, passer mes ordres de bourses, etc.

Les documents d’accompagnement des projets

Il faut classer ces documents par thème ou par sujet et les mettre hors de la vue. (Si consultation fréquente nécessaire, choisir un support vertical comme un présentoir à vue et un système de chemises).

Les premières actions

Elles sont essentielles dans la mise en œuvre de n’importe quels projet, tâche, etc.

Le calendrier

Les 3 types de données devant figurer dans votre calendrier sont :

  1. Les actions à exécuter à une date précise (RDV, etc.),
  2. Les actions à exécuter un jour précis (durant une journée en particulier mais pas d’heure précise),
  3. L’information dont il faut disposer un jour précis.

Et surtout, abolissez les listes quotidiennes de choses à faire !

Les listes de premières actions (qui remplacent d’ailleurs les listes quotidiennes)

Avec le calendrier, ces listes forment le noyau du système quotidien de gestion des actions. Il faut ensuite les subdiviser en catégories. Par exemple, « appels » etc.

Les éléments non activables

-> Poubelle,

-> Incubation :

  1. Un jour…peut être : subdiviser en catégories et examen hebdomadaire,
  2. Echéancier.

-> Référence : classement par sujet, domaine et référence générale (documents à conserver à portée de main et utiles à une date indéterminée et ultérieure).

Attention : une bonne productivité sans stress résulte en grande partie de cette dernière catégorie !

Etape 4 : l’examen

Il s’agit d’une réactualisation constante de votre système de gestion, qui vous permettra de prendre des décisions éclairées en toutes circonstances.

Un facteur clé de réussite : l’examen hebdomadaire

Celui-ci doit porter sur les catégories « projet », « premières actions », « agenda », « en attente d’exécution », « un jour peut être », etc.

Il permet de :

  1. Regrouper et traiter vos affaires en suspens ;
  2. Revoir votre système ;
  3. Mettre vos listes à jour ;
  4. Confirmer que votre système est clair, net, à jour et complet.

La plupart des gens sont plus satisfaits de leur travail quand ils mettent de l’ordre dans leurs affaires, liquident les problèmes en suspens, clarifient les situations et renégocient leurs engagements internes et externes. Faites cela une fois par semaine plutôt qu’une fois par an.

Etape 5 : l’action

Trois modèles pour décider de l’action à entreprendre

-> 1er modèle, pour décider de l’action à exécuter à un moment précis :

  1. Contexte : capacité de faire à un moment précis,
  2. Disponibilité : temps disponible au moment T,
  3. Niveau d’énergie : fatigue, vous sentez vous d’attaque à ce moment T ?
  4. Priorité : quelle sera l’action la plus profitable compte tenu des éléments précédents ?

-> 2eme modèle, pour évaluer le travail quotidien :

  1. Exécuter des tâches prédéfinies : (liste de « premières actions »),
  2. Exécuter les tâches qui se présentent au fur et à mesure de la journée,
  3. Définir votre travail (étape du traitement et des actions à liquider en moins de 2 minutes).

-> 3eme modèle, pour définir la vraie nature de votre travail :

  1. 50000 pieds et plus : Plan de vie (réflexion profonde, sens de votre vie, etc.),
  2. 40000 pieds : Projections sur 3 à 5 ans (carrière, rythme de vie, environnement, etc.),
  3. 30000 pieds : Objectifs sur 1 à 2 ans (aspirations au niveau pro par exemple),
  4. 20000 pieds : Responsabilités courantes (perso : santé, famille, finance, habitation / pro : etc.),
  5. 10000 pieds : Projets en cours (court terme comme agencement appartement par exemple),
  6. Piste de décollage : Actions en cours.

mettre+en+route+les+projets+-+GTD

3. Comment mettre en route les projets : les 5 étapes de la planification « naturelle » de projet

Pour atteindre un état de contrôle dans la détente, il faut compter sur deux éléments clés :

  1. Des résultats clairement définis et, pour s’en rapprocher, des premières actions,
  2. Des rappels intégrés à un système fiable qui sera revu régulièrement.

Le cerveau est le plus grand planificateur qui soit. Le processus se décompose ainsi en 5 étapes :

Etape 1 : l’intention

L’importance du questionnement sur le pourquoi

Le pourquoi définit le succès : c’est le point de référence primordial de toute activité à laquelle nous consacrons temps et énergie.

Le pourquoi dicte la prise de décision, est un facteur de motivation, clarifie la vision d’ensemble, élargit les options.

En résumé : motivation, clarté, meilleur processus décisionnel, bonne répartition des ressources et créativité.

Les principes

Les valeurs et normes personnelles jouent un rôle d’égale importance dans la conduite d’un projet.

Alors que l’intention détermine la nature et l’orientation du projet, les principes définissent les critères relatifs aux actions et aux comportements à privilégier.

Etape 2 : la vision et le résultat

La vision fournit une « avant première » de la réalisation.

La clarification des résultats

Il faut souvent visualiser un résultat avant de lui donner une forme concrète.

Les 3 étapes de base :

  1. Percevoir le projet au-delà de sa date d’achèvement,
  2. Envisager un succès ABSOLU,
  3. Notez toutes les caractéristiques et qualités du projet telles que vous les imaginez.

Etape 3 : le brainstorming

Une fois que vous savez quel résultat vous voulez atteindre et pourquoi vous voulez l’atteindre, le « comment » entre en jeu.

Il s’agit de vous autoriser à capter et à exprimer toutes vos idées, puis à déterminer comment elles peuvent être agencées et, finalement, concrétisées.

Une notion fondamentale ici est celle de la « cognition distribuée » : les idées viennent avec les idées… d’où la nécessité de ne pas s’autocensurer !

Les principes du brainstorming

  1. S’abstenir de juger, de contester, d’évaluer ou de critiquer,
  2. Préférer la quantité à la qualité,
  3. Mettre en veilleuse l’analyse et l’organisation.

Etape 4 : l’organisation

« Le plan de projet » va se former naturellement après la sélection des meilleures idées issues du brainstorming.

L’architecture vient des idées et non l’inverse.

On peut alors faire intervenir un diagramme de Gantt etc. si on le souhaite.

Les rudiments de l’organisation

  1. Détermination des éléments importants,
  2. Tri par (un ou plusieurs critères) :
  3. – Composants,

    – Séquences,

    – Priorités.

  4. Mise au point des détails.

Etape 5 : les premières actions

La démarche de base

-> Décider des premières actions à exécuter pour chaque élément autonome du projet,

-> Décider des premières actions à exécuter dans le cadre du processus de planification, si nécessaire.

Si un projet ne cesse de vous préoccuper, il vous faut revenir à sa planification.

C’est une idée essentielle. Il vous faudra alors redescendre régulièrement la démarche de planification du projet en ayant au préalable déterminé d’où provient la préoccupation.

Si besoin, prenez un coach qui fournira balises et astuces, quelqu’un qui vous accompagnera jusqu’à ce que votre nouveau style opérationnel coule de source.

4. Comment initier la démarche : organisez votre temps, votre espace et vos outils

Il suffit de penser aux bonnes choses au bon moment et de les valider au moyen d’outils sûrs pour accroître de manières spectaculaire votre productivité et votre créativité.

Le temps

L’idéal est de vous prendre deux jours pleins pour initier la démarche et de ne pas être interrompu.

L’espace

« Il faut absolument un poste de travail et une corbeille d’arrivée avant toute chose ! »

N’oubliez pas les espaces mobiles lorsque vous êtes en déplacement.

Il est essentiel de posséder son propre espace de travail. Vous devez maîtrisez les systèmes que vous mettez en place, et non en improvisez sans cesse de nouveaux.

Les outils

Les essentiels

-> Corbeilles à courrier (au moins 2 : affaires entrantes, affaires sortantes) ;

-> Rame de papier format lettre et/ou cahier (consigner les idées sur le champ) ;

-> Stylo ou crayon ;

-> Post-it ;

-> Trombones ;

-> Agrafeuses et agrafes ;

-> Ruban adhésif ;

-> Elastiques ;

-> Etiqueteuse automatique (ou imprimante) ;

-> Chemises de classement ;

-> Agenda ;

-> Poubelle.

Un bon système de classement

Sans système  de classement rapide, fonctionnel et agréable, vous serez réfractaire au processus de classement tout entier.

  1. Conservez vos dossiers de référence générale à portée de main. Le classement doit être facile et instantané sinon vous vous découragerez sans avoir pu mettre en place le système.
  2. Limitez vous à un seul système alphabétique.
  3. Faites une réserve abondante de chemises de classement.
  4. Remplissez vos tiroirs à moins des ¾. Vous aurez peut-être besoin d’un autre espace de stockage pour les documents de référence qu’il n’est pas utile d’avoir à portée de main. Conservez-les ailleurs de manière à libérer l’espace dévolu aux dossiers de référence générale.
  5. Etiquetez vos chemises de classement avec une étiqueteuse automatique.
  6. Achetez des classeurs de bonne qualité.
  7. Épurez vos dossiers au moins une fois par année et organisez-vous une journée « ménage ».

Mes Finances Mode D'emploi donne son avis

Mes Finances donne son avis

S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD) est un livre extrêmement utile pour remettre à plat la façon dont vous organisez votre travail. La méthode GTD fournit un cadre cohérent et précieux pour vous permettre de ne plus vous sentir dépassé par le flux de travail quotidien et retrouver un véritable sentiment de maîtrise. Si vous vous sentez stressé ou fatigué par votre travail, vous trouverez dans ce livre beaucoup de bonnes recettes pour vous sentir mieux. Le combat contre le stress passe avant tout par une meilleure organisation du travail.

Points positifs

  1. Très bien organisé
  2. Des plans d’action et de bonnes idées à mettre en pratique
  3. Une méthode qui a fait ses preuves

Points négatifs

  1. Une approche parfois un peu complexe de certaines notions basiques

Note

18/20

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3 Commentaires + Ajouter un Commentaire

  • […] S’organiser pour réussir […]

  • Je suis en train d’écouter le livre audio de ce livre et j’avoue que je trouve cette méthode très intéressante : faire + en moins de temps et sans stress, le rêve !

  • Merci pour cet article très intéressant !

    La méthode GTD est géniale je l’utilisais beaucoup pour gagner du temps mais maintenant je me sers mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable.

    Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail. http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

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